Nové technologie mění pohled na work-life balance

Článek, který nám vyšel v časopise IT Systems 1-2/2013

Optimální poměr mezi prací a osobním životem, tzv. work-life balance, hledají lidé produktivního věku odnepaměti. Pracovní výkon byl staletí omezován potřebou fyzické přítomnosti. Technologie posledních desetiletí však umožňují přistupovat k práci flexibilně. Sladění profesního a soukromého života lidí se stává fenoménem dnešní doby a personální úseky i vedení organizací se s touto realitou postupně vyrovnávají. Spolu s tím roste i tlak na zabezpečení informační a komunikační infrastruktury pro podporu mobility podnikových dat, bez kterých by se k práci nedalo přistupovat flexibilně.

Samozřejmě ne všechny druhy zaměstnání je možné provozovat ve volnějším režimu. Mnozí zaměstnanci ve zdravotnictví, úředníci pracující v provozních hodinách, dělníci ve výrobě a jíní musí striktně dodržovat pracovní dobu a být přítomni na stanoveném místě. Pracovníci na pozicích, které nejsou vázány těmito podmínkami, však stále více preferují možnost zvolit si flexibilnější rozložení práce během dne, a lépe tak skloubit pracovní a soukromé potřeby.

Rádi si nechají některé pracovní povinnosti na večer či na víkend a vyřídí si v průběhu dne neodkladné soukromé záležitosti bez nutnosti čerpání pracovního volna. Občas si během dovolené projdou firemní korespondenci, vyřídí naléhavé zákaznické požadavky a zvýší tím hodnotu i přínos své práce pro zaměstnavatele. V rámci pojmu work-life balance, slaďování pracovního a soukromého života, lze tedy pozorovat posun spíše k „work-life integration" – integraci pracovního a soukromého života.

Personální nástroje pro flexibilní pracovní dobu

Základem propojení práce a soukromí je kromě již zmiňované mobility dat i časová flexibilita – tedy flexibilní rozložení pracovní doby. U velkých, většinou nadnárodních organizací je nabídka takovéto pracovní doby standardem a využívají ji desítky procent zaměstnanců v nich. Malé a střední podniky tento trend následují či kopírují a v posledních letech volnější pracovní dobu také umožňují. Zjištění, že výhody této praxe nejsou pouze na straně zaměstnanců, je pro ně příjemné. Vnímají ji jako prostředek pro udržení kvalitní pracovní síly a zefektivnění pracovních výkonů, jako možnost motivovat své zaměstnance a v neposlední řadě také jako způsob snížení některých nákladů na lidské zdroje.

Jako běžné nástroje flexibilní pracovní doby firmy svým zaměstnancům nabízí například:

• posunutí začátku či konce pracovní doby,
• zkrácený pracovní úvazek,
• částečná práce z domova, tzv. home office,
• sdílené pracovní místo, tzv. job sharing,
• krátkodobé pracovní volno (např. do 30 dnů),
• přerušení výkonu práce.

Některé z těchto nástrojů vyžadují na straně zaměstnavatele pouze administrativní úkony drobnějšího charakteru, pokud tím není dotčena kapacita potřebné práce. Neplatí to o home office a job sharing – tato uspořádání jsou náročná z hlediska managementu nadřízeného. Vyžadují optimální organizaci práce, sledování pracovní výkonnosti a výsledků, u job sharingu hned u dvou osob namísto jedné, apod. Na druhou stranu jsou ale velkou motivací pro dané zaměstnance. Ti si uvědomují, že dostávají výhodu a mnohokrát odvádějí větší objem práce než zaměstnanci na stejné pozici v běžném pracovním uspořádání.

Technologie pro mobilitu dat a práce

Snaha zaměstnanců efektivně využívat svůj omezený čas a uspokojivě ho dělit mezi všechny potřebné aktivity zvyšuje požadavky na mobilitu informací a dat. Ať už na straně zařízení, softwaru či z pohledu firemních procesů. Vzájemná interakce těchto tří komponent je pro komunikaci pracovních dat nutná.

Zařízení

S novinkami v oblasti zařízení a hardwaru jako by se v posledních letech „roztrhnul pytel". Společnosti se předhánějí v nabídce různých komunikačních a mobilních nástrojů. Použití některých je více specifické, jiné se naopak snaží nabídnout co nejširší rozsah funkcí. Mezi nejoblíbenější zařízení patří smartphony, tablety a ultrabooky. Ty si získávají uživatelské body tím, že jsou lehké, přenosné a přitom nabízí množství funkcí a široké použití. Prostřednictvím všech těchto zařízení se mohou pracovníci dostat k firemním datům, pracovat s nimi, případně si je stahovat k sobě pro další použití. U každého z nich se mírně liší úroveň komfortu práce s daty podle jejich vlastností.

Software

Vývoj softwaru jde ruku v ruce s trendy v zařízeních. Pro dosažení cíle, flexibilní práce, musí být aplikace maximálně dostupné (aby byl ideálně k jejich provozu potřebný jen internet a webový prohlížeč) při zachování vysoké míry bezpečnosti. Mezi takovéto softwarové produkty patří například různá cloudová a portálová řešení.

Cloudové řešení lze definovat jako určitou vyšší formu outsourcingu – firma si namísto pořízení vlastní infrastruktury kupuje službu, která je většinou provozována na internetu a na serverech mimo její fyzické prostory. O zabezpečení dat v takovémto cloudu se stará datové centrum. Portálové řešení se obvykle provozuje jako webová aplikace, jejímž hlavním rysem má být snadná a rychlá práce s daty. S určitou dávkou nadsázky je možné říci, že portály mají plnit úlohu tzv. nadaplikací, které poskytují prostor pro sdílení firemních informací a dat. Tato data přitom můžou pocházet z různých systémů či jiných zdrojů. Portálové řešení může být součástí dodávky komplexního softwarového řešení nebo může být doplňkem ke stávajícímu softwarovému vybavení.

Firemní procesy

Poslední složkou potřebnou k efektivnímu využívání flexibilní pracovní doby jsou dobře nastavená pravidla pro používání firemních dat, procesní modely fungování datové komunikace a zabezpečení dat při nakládání s nimi mimo firemní infrastrukturu (pokud organizace dovolují zaměstnancům zapojovat do práce s firemními daty i jejich soukromá mobilní zařízení).

Work-life integration v praxi

Pojďme si na praktickém příkladu ukázat, jaké vyvstávají potřeby skloubení práce a soukromí v realitě a jak tomu mohou nové technologie ulehčit. Pan Stloukal je obchodním manažerem ve společnosti vyrábějící plastové díly pro automobilový průmysl. Dnes byl na služební cestě v Praze, zítra ho čeká Ústí nad Labem. Během dnešního jednání mu zavolal stávající zákazník a požádal ho o schůzku pozítří v Bratislavě. Pan Stloukal mu ji předběžně přislíbil, definitivně ji potvrdí během zítřka. Nyní se vrací domů do Přerova, přímo na vánoční besídku svých dvojčat ve škole. Sotva stihne cestou koupit hotovou kytici v supermarketu pro paní učitelku.

Po návratu z besídky si pan Stloukal otevře ultrabook a přihlásí se do firemní webové aplikace pro zpracování agendy služebních cest. V souladu s firemními směrnicemi vyplní návrh na zahraniční pracovní cestu se všemi náležitostmi. Ta se ihned objeví obchodnímu řediteli v seznamu cest ke schválení. V systému je aktivována i e-mailová notifikace, která upozorní obchodního ředitele při procházení firemní korespondence na potřebu vyřízení vzhledem k nastávajícími plánovanému termínu služební cesty. Jelikož má obchodní ředitel na svém smartphonu aktivovaný firemní e-mailový účet, obdrží rychlé oznámení o této události, a pokud si na právě probíhajícím tenisovém zápasu nevykloubí zápěstí, může zahraniční pracovní cestu panu Stloukalovi schválit ještě dnes.

Závěr

Aktuální doba od nás vyžaduje zvládání mnoha povinností, které bývají často v časovém konfliktu. Nechceme se vzdát soukromí, nechceme se vzdát rodiny, a přitom chceme profesně růst. Nové technologie nám nabízí možnosti si tyto situace nemálo ulehčit, pokud je správně použijeme.