Pracovní cesty rychle a jednoduše = plusPortal

Práce spojená s vykazováním a vyhodnocováním služebních cest sice nepatří k těm nejnáročnějším firemním agendám, upírá se však na ni pozornost vzhledem k dané legislativě. Mnohokrát to také bývají především výkazy pracovních cest, které auditoři či finanční úřady velmi rádi kontrolují. Proto se pracovním cestám obvykle věnuje značné množství času a energie. Dnes je ale snahou firem věnovat se především svému hlavnímu předmětu podnikání (core bussiness) a všechny provozní i podpůrné procesy si co nejvíce ulehčit.

Na následujících řádcích bychom vám chtěli nabídnout návod na to, jak u agendy služebních cest trávit co nejméně času a přitom mít všechny informace a výstupy precizně zpracované. Pomůže nám přitom modul Pracovní cesty aplikace plusPortal (či Kompas 2) od naší společnosti PC HELP, a.s.

Jak to vypadá v praxi

V mnohých firmách se agenda služebních cest již nezpracovává celá manuálně – písemná žádost o schválení pracovní cesty, předtištěný formulář absolvované pracovní cesty, schválení a vyúčtování s fyzickým podpisem, založení dokumentů do šanonů … Tato papírová evidence je v různé míře nahrazována zaznamenáváním do formulářů v informačních systémech (nebo také do aplikace MS Excel). Co však stále mírně pokulhává v agendách pracovních cest, je kontinuita jednotlivých kroků a nezávislost na čase a místě jejich zpracování.

I když zaměstnanec vyplní v systému návrh na pracovní cestu a ta se objeví nadřízenému jako řádek v seznamu všech cest ke schválení, musí to být on sám (nadřízený), kdo hlídá, zda do seznamu nějaké nové cesty přibyly a zda už není na jejich schválení pozdě. I když už zaměstnanec vyplní v systému formulář zprávy z pracovní cesty, musí kolegyni z ekonomického oddělení fyzicky přinést lístek za parkování či fakturu za ubytování. Někdy se do její pracovní přítomnosti trefí, jindy ho zastaví klika zamčených dveří …

Upozorňování, žádosti o schválení do termínu i posílání naskenovaných dokladů lze částečně vyřešit e-mailovou komunikací mezi zaměstnanci navzájem. Je to však stále lidský faktor, který tuto činnost řídí. Člověk, který si musí jednotlivé kroky sám pohlídat. A co teprve čas strávený prohledáváním šanonů a starých e-mailů při kontrole z úřadu či návštěvě auditora …

Jak to vypadá v našem řešení

Modul Pracovní cesty aplikace plusPortal nabízí svým uživatelům usnadnění všech činností spojených s přípravou, schvalováním, průběhem i vyúčtováním pracovních cest. Pracovníci mohou všechny kroky a činnosti spojené s agendou služebních cest provádět přímo v aplikaci, které za ně navíc pohlídá, aby bylo vše uděláno včas, plynule a v návaznosti na jiné činnosti.

Modul podporuje různé scénáře schvalování a přípravy pracovních cest. Uživatel může využít buď jedno- nebo vícekrokové schvalování, upozorňování na termíny, akce a činnosti. Vybrat si, zda chce být upozorněn na blížící se termín, na aktuální nebo na zmeškaný termín, apod. Upozornění si může nechat zaslat e-mailem nebo zobrazit na dashboard. Je možné také dotvořit upozorňování na „chytrý“ telefon.

Ke každému formuláři o pracovní cestě lze také přiložit různé elektronické dokumenty (přílohu) a vyřešit tak např. uchování dokladů o výdajích. Samozřejmostí jsou pro modul Pracovní cesty tuzemské i zahraniční destinace a hravě se poradí také s legislativními nástrahami např. u dvoudenní služební cesty. Ve spolupráci s modulem Volno (také modul aplikace plusPortal) je dokonce možné odlišit dobu pracovní činnosti od doby osobního volna a sledovat tak saldo přesčasových hodin i během pracovních cest.

Pokud už má firma nějaký systém, ve kterém eviduje údaje potřebné pro zpracovávání služebních cest (např. osobní údaje o zaměstnancích, evidence vozidel, atd.), může se aplikace plusPortal pomocí svojí datové pumpy připojit k tomuto systému a využívat jeho data. Zamezí se tak dvojí evidenci a případným chybám či nesrovnalostem.

Už žádné nepotřebné papíry, už žádné klepání na zamčenou kancelář, už žádné zapomenuté činnosti!

PlusPortal je webová aplikace nové generace, která díky svým vlastnostem nabízí uživatelům mnoho zajímavých funkčností. Lze ji provozovat samostatně nebo ve spolupráci s jinými systémy, jako internetovou i intranetovou aplikaci. Její uživatelé mohou využívat všech výhod spojených s vlastnostmi internetu - nejsou limitování časem, nemusí docházet do kanceláře nebo jiného místa, na počítač se neinstaluje žádný software, aktualizace a servis jsou mnohem snadnější, apod. Díky webovému rozhraní, automatizovaným činnostem a elektronickému schvalování či vyúčtování nabízí aplikace uživateli možnost významně zredukovat množství papírové dokumentace.

Závěrem

Modul Pracovní cesty poskytuje mnoho komfortních funkčností a všechny je zde popsat nelze. Na závěr si některé z nich zrekapitulujme:

Výpočet stravného s denním rozpisem
Práce s různými měnami (volitelně), napojení na kurzovní lístek ČNB
Uchování skenovaných dokladů v elektronické podobě jako přílohy k cestě
Automatizace zpracování, hlídání lhůt, opakování cesty, spolucestující
Použití soukromého vozidla
Mezinárodní uživatelské rozhraní
Proplácení náhrad přes mzdu, na účet zaměstnance, pokladnou
Zálohy na cestovní výdaje

Celou funkčnost Pracovních cest Vám rádi předvedeme, stačí kontaktovat naše obchodní oddělení.

PC HELP, a.s.
Obchodní zástupci pro personální software:
Ida Svobodová +420 739 539 439
http://www.kompas2.cz
Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty, abyste ji viděli, povolte JavaScript